Planifier une séance
Créer une séance, choisir son statut et son tarif, et comprendre les règles que l'application fait respecter.
Avant de commencer
- Le patient existe déjà. Sinon, créez son dossier d'abord.
Étapes
- Ouvrez Séances dans le menu principal.
- Cliquez sur Ajouter une séance.
- Patient : utilisez Rechercher un patient et sélectionnez-le.
- Date et heure : le créneau de la séance.
- Durée (min) : entre 15 minutes et 5 heures.
- Modalité : En présentiel ou À distance.
- Type de séance : dans certains cas, l'application l'impose et vous l'indique — Première séance : type imposé. ou Patient avec historique : type imposé.
- Statut : voir ci-dessous, les valeurs possibles dépendent de la date.
- Tarif appliqué : choisissez-le avec Sélectionner un tarif.
- Cliquez sur Enregistrer.
Les statuts, et quand ils sont permis
| Statut | Sens |
|---|---|
| À réaliser | La séance est à venir |
| Réalisée | Elle a eu lieu |
| Annulée (excusée) | Annulée, et vous l'acceptez comme telle |
| Absence (lapin) | Le patient n'est pas venu, sans prévenir |
L'application n'accepte pas n'importe quelle combinaison :
- Pour une séance future, le statut doit être À réaliser ou Annulée (excusée).
- Pour une séance passée, il faut trancher : Réalisée, Annulée ou Absence.
C'est ce qui permet, plus tard, de savoir exactement ce qui reste à traiter.
Le statut de paiement ne se saisit pas
Statut paiement se déduit tout seul des règlements que vous enregistrez. L'application le rappelle : Le statut de paiement se déduit des règlements enregistrés, dans le bloc Règlements. Pour marquer une séance payée, enregistrez le règlement — n'essayez pas de forcer le statut.
Résultat attendu
La séance apparaît dans la liste, la plus récente en premier.
Si ça ne marche pas
« Veuillez sélectionner un patient. »
Le champ Patient est obligatoire. Utilisez la recherche ; si elle affiche Aucun patient trouvé., c'est que le dossier n'existe pas encore.
« Une séance doit durer au moins 15 minutes. » / « Une séance ne peut pas dépasser 5h. »
Ajustez la durée entre ces deux bornes.
« Pour une séance future, le statut doit être "À réaliser" ou "Annulée (excusée)". »
Vous avez choisi un statut de séance passée sur un créneau à venir.
« La séance est passée : choisissez "Réalisée", "Annulée" ou "Absence". »
L'inverse : une séance passée doit être tranchée.
« Pour marquer la séance comme payée, sélectionnez d'abord un tarif. »
Sans tarif, il n'y a pas de montant, donc rien à encaisser.
« Ce créneau chevauche une autre séance. »
Deux séances se superposent. Réduisez la durée ou déplacez l'horaire.
« Cette séance chevauche un évènement de votre agenda personnel »
Ce n'est pas un refus : c'est un avertissement. L'application vous montre l'évènement en cause et vous invite à cliquer à nouveau sur Enregistrer pour confirmer malgré le conflit.
« Cette séance est payée, ses champs ne sont plus modifiables. »
Une séance réglée est figée : la modifier changerait une écriture déjà comptabilisée. Si c'est nécessaire, passez par Réinitialiser la facturation — l'application refusera si la facture a déjà été envoyée ou encaissée.