Enregistrer un règlement
Saisir un paiement sur une séance, corriger une erreur par une annulation, et pourquoi la date compte.
C'est en enregistrant les règlements que vous rendez une séance « payée » : le statut de paiement ne se saisit pas à la main, il se déduit de ce bloc.
Avant de commencer
- La séance porte un tarif, donc un montant dû. Sans montant, l'application refuse : Cette séance ne porte aucun montant dû : aucun règlement ne peut y être rattaché.
- Au moins un moyen de paiement est déclaré.
Étapes
- Ouvrez la séance concernée (voir La fiche d'une séance).
- Dans le bloc Règlements, cliquez sur Enregistrer un règlement.
- Montant réglé : le montant effectivement reçu. Il peut être partiel — la ligne Reste dû suit ce qui manque.
- Date de règlement : la date réelle de l'encaissement.
- Moyen de paiement : l'application le préremplit quand elle le peut, et vous dit d'après quoi — le dernier règlement de cette séance, votre moyen par défaut, ou le seul que vous ayez configuré. Vous pouvez toujours en changer.
- Payeur : Patient ou Tiers payeur.
- Cliquez sur Enregistrer le règlement.
La date de règlement n'est pas une formalité
L'application le dit sans ambiguïté : Enregistrez le règlement avec sa date réelle : c'est elle qui détermine la période de recette. Saisir la date du jour pour un chèque encaissé le mois dernier déplace la recette d'une période à l'autre.
Résultat attendu
Le message Règlement enregistré s'affiche, la ligne apparaît dans le tableau Règlements (Date, Moyen, Payeur, Montant), et Reste dû diminue. Quand tout est réglé, l'application indique Cette séance est intégralement réglée.
Corriger une erreur : l'annulation
On ne modifie pas un règlement enregistré, on l'annule — une extourne, au sens comptable.
- Sur la ligne du règlement, choisissez Annuler ce règlement.
- La fenêtre rappelle le règlement visé : montant, date, moyen.
- Renseignez le Motif de l'annulation. Il est obligatoire, et l'application explique pourquoi : le livre doit dire pourquoi l'écriture a été annulée. 500 caractères au maximum.
- Cliquez sur Enregistrer l'annulation.
Pour rétablir la situation, enregistrez ensuite un nouveau règlement correct. Une annulation ne s'annule pas.
Si ça ne marche pas
« Le montant réglé est refusé. »
Le montant doit être strictement positif et cohérent avec le reste dû.
« La date de règlement est refusée. »
Elle doit être une date réelle, ni dans le futur, ni antérieure aux dix dernières années.
« Le moyen de paiement est obligatoire. »
Choisissez-en un dans la liste.
« Ce moyen de paiement n'existe pas dans vos réglages. »
Il a peut-être été retiré depuis. Choisissez-en un autre, ou ajoutez-le d'abord.
« La devise du règlement doit être celle de la séance. »
Un règlement se fait dans la devise de la séance.
« Le motif d'annulation est obligatoire et limité à 500 caractères. »
Sans motif, l'annulation n'est pas enregistrée.
« Une extourne ne s'extourne pas : enregistrez un nouveau règlement. »
Vous essayez d'annuler une annulation. Saisissez plutôt le règlement correct.
« L'état de cette séance interdit cette opération. »
La séance est dans un état qui ne permet pas d'y toucher — par exemple parce que sa facture a déjà été émise et encaissée.
« Saisie non enregistrée »
Vous fermez la fenêtre avec une saisie en cours. Reprendre la saisie revient en arrière ; Abandonner la saisie la perd.
« Impossible de charger les règlements »
La base est peut-être verrouillée ou temporairement indisponible. Déverrouillez l'application et réessayez.